Warum Rechnungsautomatisierung keine Option mehr ist
Ein durchschnittliches Unternehmen verarbeitet zwischen 500 und 5.000 Rechnungen pro Monat. Jede manuell bearbeitete Rechnung dauert 12 bis 15 Minuten - vom Offnen der E-Mail oder des Briefs uber die Dateneingabe, den Abgleich mit der Bestellung, die Weiterleitung zur Genehmigung bis hin zur Zahlungsplanung. Das summiert sich auf 100 bis 1.250 Stunden reiner Verwaltungsarbeit jeden einzelnen Monat.
Rechnungsautomatisierung verandert diese Gleichung grundlegend. Durch den Einsatz von KI und optischer Zeichenerkennung fur die repetitiven Schritte reduzieren Unternehmen die Bearbeitungszeit um 80% oder mehr. Eine Aufgabe, die 15 Minuten dauerte, sinkt auf unter 3 Minuten - und der Grossteil dieser verbleibenden Zeit ist lediglich ein kurzer menschlicher Blick auf eine markierte Ausnahme.
Aber Geschwindigkeit ist nur die halbe Geschichte. Manuelle Rechnungsverarbeitung tragt eine versteckte Fehlerquote von 1-3% pro Dateneingabeschritt. Wenn eine Rechnung vier oder funf manuelle Bearbeitungspunkte durchlauft, steigt die kumulative Fehlerquote auf uber 10%. Diese Fehler verursachen doppelte Zahlungen, verpasste Skonti, belastete Lieferantenbeziehungen und Probleme bei Betriebsprufungen. Rechnungsautomatisierungssoftware eliminiert die grosse Mehrheit dieser Fehler, indem sie Daten einmalig extrahiert, automatisch validiert und durch einen konsistenten digitalen Workflow leitet.
Unternehmen, die noch auf manuelle Verarbeitung setzen, sind nicht nur langsamer - sie zahlen einen Aufpreis fur schlechtere Ergebnisse. Die eigentliche Frage ist nicht ob automatisiert werden soll, sondern wie die Implementierung ohne Storung bestehender Workflows gelingt.
Was ist Rechnungsautomatisierung und wie funktioniert sie?
Rechnungsautomatisierung ist der Einsatz von Software zur Ubernahme einiger oder aller Schritte im Kreditorenbuchhaltungs-Workflow - vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsbuchung. Moderne Rechnungsautomatisierungssoftware kombiniert mehrere Technologien.
Zuerst verwendet die Rechnungsscan-Software optische Zeichenerkennung (OCR) und KI, um eingehende Rechnungen unabhangig vom Format zu lesen. Ob die Rechnung als PDF-E-Mail-Anhang, gescanntes Papierdokument oder elektronische Datei ankommt - das System extrahiert die Schlusselfelder: Lieferantenname, Rechnungsnummer, Datum, Einzelpositionen, Mengen, Einzelpreise, Steuerbetrage und Zahlungsbedingungen.
Zweitens durchlaufen die extrahierten Daten Validierungsregeln. Das System pruft auf doppelte Rechnungsnummern, verifiziert Lieferantendaten gegen Ihre Stammdaten, bestatigt korrekte Steuerberechnungen und markiert alles, was ausserhalb normaler Parameter liegt.
Drittens gleicht die automatisierte Rechnungsverarbeitung die Rechnung mit der entsprechenden Bestellung und dem Wareneingang ab (sogenannter Drei-Wege-Abgleich). Wenn alles innerhalb Ihrer Toleranzschwellen ubereinstimmt, wird die Rechnung automatisch genehmigt. Bei Abweichungen wird sie an die richtige Person zur Prufung weitergeleitet.
Viertens fliessen genehmigte Rechnungen in Ihr Buchhaltungssystem zur Zahlungsplanung. Die Software erledigt die Kontierung, berucksichtigt Skonti und reiht die Zahlung fur den nachsten Lauf ein.
Der gesamte Zyklus - vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsbereitschaft - kann fur unkomplizierte Rechnungen, die alle Validierungs- und Abgleichsprufungen automatisch bestehen, nur wenige Sekunden dauern.
Die wahren Kosten manueller Rechnungsverarbeitung
Bevor Sie in Rechnungsverarbeitungssoftware investieren, hilft es, die tatsachlichen Kosten manueller Verarbeitung zu verstehen. Die meisten Finanzteams unterschatzen diese, weil sich die Kosten uber Gehalter, Fehlerbehebung und Opportunitatskosten verteilen.
Arbeitskosten sind die sichtbarste Komponente. Studien schatzen, dass die manuelle Verarbeitung einer einzelnen Rechnung zwischen 10 und 25 Euro kostet, abhangig von der Komplexitat Ihres Genehmigungsworkflows. Fur ein Unternehmen mit 1.000 Rechnungen pro Monat sind das 10.000 bis 25.000 Euro monatliche Buchhaltungskosten allein fur die Rechnungsverarbeitung.
Fehlerbedingte Kosten kommen hinzu. Doppelzahlungen machen typischerweise 0,1% bis 0,5% der Gesamtauszahlungen aus. Fur ein Unternehmen mit 2 Millionen Euro monatlichen Zahlungen bedeutet das 2.000 bis 10.000 Euro an Doppelzahlungen, die identifiziert und zuruckgefordert werden mussen. Verspatungszuschlage und verpasste Skonti (oft 2% bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen) addieren weitere Tausende.
Dann gibt es die weichen Kosten. Lieferantenanfragen zum Zahlungsstatus binden Mitarbeiterzeit. Monatsabschlusse ziehen sich, weil Rechnungen in Genehmigungswarteschlangen stecken. Die Vorbereitung auf Betriebsprufungen dauert Wochen statt Tage, weil Dokumentation uber E-Mail-Postfacher, Aktenschranke und Netzlaufwerke verstreut ist.
Automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware kostet typischerweise 3 bis 12 Euro pro Rechnung auf Einstiegsniveau oder eine monatliche Pauschale bei hoherem Volumen. Die meisten Unternehmen sehen einen positiven ROI innerhalb von 3 bis 6 Monaten nach der Einfuhrung.
Schritt 1: Analysieren Sie Ihren aktuellen Rechnungsworkflow
Bevor Sie eine Rechnungsautomatisierungssoftware auswahlen, dokumentieren Sie genau, wie Rechnungen heute durch Ihr Unternehmen fliessen. Dieses Audit deckt die Engpasse und Schwachstellen auf, die die Automatisierung zuerst adressieren sollte.
Beginnen Sie mit der Dokumentation der Rechnungseingangskanale. Wie kommen Rechnungen an? Haufige Kanale sind E-Mail (oft 60-70% des Volumens), Briefpost, Lieferantenportale und elektronischer Datenaustausch. Notieren Sie den Formatmix - PDFs, gescannte Bilder, Word-Dokumente und sogar Rechnungen im E-Mail-Text statt als Anhang.
Zeichnen Sie dann die Verarbeitungsschritte nach. Wer offnet die Rechnungen? Wer gibt die Daten ein? Wo findet die Dateneingabe statt - direkt im ERP-System, zuerst in einer Tabelle oder auf Papierformularen? Wie viele Personen beruhren jede Rechnung vor der Genehmigung?
Dokumentieren Sie den Genehmigungsworkflow. Welche Genehmigungsschwellen gelten? Wer kann bis 1.000 Euro genehmigen, bis 10.000 Euro und daruber? Wie werden Genehmiger benachrichtigt? Was passiert bei Abwesenheit?
Messen Sie schliesslich die Kennzahlen. Wie lang ist Ihre durchschnittliche Durchlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung? Welcher Prozentsatz der Rechnungen wird ohne manuelle Eingriffe verarbeitet? Wie viele Doppelzahlungen wurden letztes Jahr erkannt?
Diese Basisdaten sind entscheidend. Sie verwenden sie zur Festlegung von Zielen, zur Auswahl der richtigen Software und zur Messung des tatsachlichen ROI nach der Implementierung.
Schritt 2: Die richtige Rechnungsverarbeitungssoftware wahlen
Der Markt fur Rechnungsautomatisierung reicht von einfachen Scan-und-Erfassungstools bis hin zu vollstandigen Buchhaltungsautomatisierungsplattformen. Die richtige Wahl hangt von Ihrem Volumen, Ihrer Komplexitat und Ihrem bestehenden Technologie-Stack ab.
Fur kleine Unternehmen mit unter 200 Rechnungen pro Monat reicht eine leichtgewichtige Rechnungsscan-Losung oft aus. Diese Tools ubernehmen OCR-Extraktion und Basisvalidierung und ubertragen die Daten dann in Ihre Buchhaltungssoftware. Sie sind erschwinglich (oft unter 200 Euro pro Monat), schnell implementiert und decken den wertvollsten Automatisierungsschritt ab: die Eliminierung manueller Dateneingabe.
Fur den Mittelstand mit 200 bis 5.000 Rechnungen pro Monat bietet eine dedizierte Plattform zur Rechnungsverarbeitungsautomatisierung zusatzlich Drei-Wege-Abgleich, mehrstufige Genehmigungsworkflows und tiefere Integrationen mit ERP- und Buchhaltungssystemen. Diese Plattformen kosten typischerweise 500 bis 3.000 Euro pro Monat.
Unabhangig von der Grosse sollten Sie bei der Bewertung von Software folgende Features priorisieren: KI-gestutzte Datenextraktionsgenauigkeit uber 95%, Unterstutzung Ihrer Rechnungsformate und -sprachen, native Integration mit Ihrem Buchhaltungs- oder ERP-System, konfigurierbare Genehmigungsworkflows und Compliance-Features wie Audit-Trails.
Fur Unternehmen im DACH-Raum ist die DATEV- und Lexoffice-Integration unverzichtbar. Bei daud.digital umfasst unser Rechnungsautomatisierungsservice die direkte DATEV- und Lexoffice-Anbindung, sodass genehmigte Rechnungen ohne Export-Import-Schritte direkt in Ihre Buchhaltung fliessen.
Schritt 3: Rechnungsscannen und Datenextraktion implementieren
Das Fundament jedes Rechnungsautomatisierungssystems ist eine prazise Datenextraktion. Moderne Rechnungsscan-Software verwendet eine Kombination aus OCR, maschinellem Lernen und Template-Matching, um Rechnungen mit Genauigkeitsraten uber 95% zu lesen - und diese Zahl verbessert sich im Laufe der Zeit, wahrend das System aus Korrekturen lernt.
Beginnen Sie die Implementierung, indem Sie einen Beispielsatz von 50 bis 100 Rechnungen zusammenstellen, die Ihren typischen Mix aus Lieferanten, Formaten und Layouts reprasentieren. Speisen Sie diese wahrend der Konfiguration in das System ein, um die KI-Extraktionsmodelle zu trainieren.
Konfigurieren Sie die Extraktionsfelder passend zu Ihren Buchhaltungsanforderungen. Mindestens benotigen Sie: Lieferantenname und -nummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Falligkeitsdatum, Positionsbeschreibungen, Mengen, Einzelpreise, Steuerbetrage und Gesamtbetrag. Wenn Ihr Unternehmen Kostenstellen- oder Projektnummern-Zuordnung benotigt, fugen Sie diese ebenfalls hinzu.
Richten Sie die Eingangskanale ein. Leiten Sie Rechnungs-E-Mails an ein dediziertes Postfach, das die Software automatisch uberwacht. Fur Papierrechnungen richten Sie eine Scanstation ein (ein guter Dokumentenscanner kostet 300 bis 500 Euro) oder nutzen Sie eine mobile Scan-App fur geringe Volumina.
Testen Sie grundlich vor dem Go-live. Lassen Sie Ihre Beispielrechnungen das System durchlaufen und prufen Sie die Extraktionsgenauigkeit Feld fur Feld. Ein realistisches Ziel ist 90% fehlerfreie Extraktion beim Start, mit Verbesserung auf 97%+ innerhalb von 60 Tagen.
Schritt 4: Abgleich- und Genehmigungsworkflows konfigurieren
Wenn die Datenextraktion lauft, folgt als nachster Schritt die Einrichtung der Regeln, die bestimmen, ob eine Rechnung automatisch genehmigt oder zur menschlichen Prufung weitergeleitet wird.
Der Drei-Wege-Abgleich ist das Ruckgrat der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Fur jede Rechnung vergleicht das System drei Dokumente: die Bestellung (was Sie bestellt haben), den Wareneingang oder Lieferschein (was Sie erhalten haben) und die Rechnung (was der Lieferant berechnet). Wenn alle drei innerhalb Ihrer Toleranzschwellen ubereinstimmen, wird die Rechnung ohne menschliche Beteiligung genehmigt.
Legen Sie Abgleichstoleranzen fest, die Ihre Geschaftsrealitat widerspiegeln. Ein gangiger Ausgangspunkt ist eine 2% Preistoleranz und eine 5% Mengentoleranz. Diese Schwellenwerte sollten fur hochwertige Artikel enger und fur geringwertige Verbrauchsmaterialien grosszugiger sein.
Fur Rechnungen ohne Bestellungen - wie Versorgungsleistungen, Miete, Abonnements und wiederkehrende Dienstleistungen - richten Sie Vertragsabgleichsregeln ein. Das System vergleicht die Rechnung mit den Vertragsbedingungen und genehmigt sie, wenn Betrag und Abrechnungszeitraum den Erwartungen entsprechen.
Konfigurieren Sie Ihre Genehmigungshierarchie nach Schwellenwerten und Ausnahmetypen. Zum Beispiel: Rechnungen unter 500 Euro mit erfolgreichem Abgleich werden automatisch genehmigt, zwischen 500 und 5.000 Euro ist ein Genehmiger erforderlich, uber 5.000 Euro zwei Genehmiger.
Bauen Sie Eskalationsregeln ein. Wenn ein Genehmiger innerhalb von 48 Stunden nicht gehandelt hat, sendet das System eine Erinnerung. Nach 72 Stunden wird an den Vorgesetzten eskaliert.
Schritt 5: Integration mit Ihrem Buchhaltungssystem
Der letzte Implementierungsschritt verbindet Ihre Rechnungsverarbeitungssoftware mit Ihrem Buchhaltungs- oder ERP-System, sodass genehmigte Rechnungen automatisch gebucht werden.
Die meisten modernen Buchhaltungsautomatisierungstools bieten vorgefertigte Integrationen mit gangigen Buchhaltungsplattformen. Fur kleine Unternehmen mit Lexoffice oder anderen Cloud-Losungen ist die Einrichtung typischerweise unkompliziert - per API verbinden, den Kontenrahmen zuordnen und mit einigen Testrechnungen prufen.
Fur Unternehmen mit DATEV stellen Sie sicher, dass Ihre gewahlte Losung den direkten Datentransfer im korrekten Format unterstutzt. Bei daud.digital wickelt unsere Rechnungsautomatisierung DATEV-Exporte nativ ab, sodass Ihr Steuerberater die Daten exakt so erhalt, wie er sie benotigt - ohne manuelles Umformatieren.
Fur ERP-Systeme wie SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics erfordert die Integration moglicherweise zusatzliche Konfiguration. Arbeiten Sie mit Ihrem Implementierungspartner zusammen, um die Datenfelder korrekt zuzuordnen: Sachkonten, Kostenstellen, Steuerschlussel, Zahlungsbedingungen und Bankdaten mussen korrekt durchfliessen.
Testen Sie die Integration durchgangig vor dem Go-live. Verarbeiten Sie 20 bis 30 echte Rechnungen durch den gesamten Workflow. Prufen Sie, dass jedes Feld korrekt gebucht wird, der Audit-Trail vollstandig ist und die Zahlungsplanung wie erwartet funktioniert.
Planen Sie eine Parallelphase von 2 bis 4 Wochen ein, in der Sie Rechnungen sowohl uber den alten manuellen als auch den neuen automatisierten Workflow verarbeiten.
Haufige Fehler bei der Rechnungsautomatisierung
Aus unserer Erfahrung mit dutzenden Implementierungen sehen wir immer wieder dieselben Fehler. Diese zu vermeiden spart Wochen an Nacharbeit.
Fehler eins: Alles auf einmal automatisieren wollen. Beginnen Sie mit Ihrem volumentarksten, standardisiertesten Rechnungstyp. Fur die meisten Unternehmen sind das wiederkehrende Lieferantenrechnungen mit Bestellbezug. Erst wenn diese reibungslos laufen, gehen Sie Ausnahmen wie Gutschriften, Proforma-Rechnungen und Mehrwahrungstransaktionen an.
Fehler zwei: Abgleichstoleranzen zu eng einstellen. Wenn Ihre Toleranzen zu strikt sind, werden zu viele Rechnungen zur manuellen Prufung weitergeleitet, und Ihr Team hat das Gefuhl, die Automatisierung schaffe mehr Arbeit statt weniger. Starten Sie mit etwas grosszugigeren Toleranzen und straffen Sie diese in den ersten 90 Tagen.
Fehler drei: Die Lieferantenkommunikation vernachlassigen. Informieren Sie Ihre Top-Lieferanten uber die Umstellung auf automatisierte Rechnungsverarbeitung. Teilen Sie Ihr bevorzugtes Rechnungsformat (strukturierte PDFs mit klaren Einzelpositionen) und die E-Mail-Adresse fur die Einreichung mit. Lieferanten, die saubere, konsistente Rechnungen senden, verbessern Ihre Durchlaufquote erheblich.
Fehler vier: Den Genehmigungsworkflow nicht uberarbeiten. Automatisierung legt Ineffizienzen offen. Wenn aktuell funf Personen eine 200-Euro-Burobedarfsrechnung genehmigen, war dieser Workflow schon vor der Automatisierung kaputt.
Fehler funf: Keine Ergebnisse messen. Verfolgen Sie Ihre Kennzahlen ab Tag eins: durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung, Durchlaufquote, Ausnahmerate nach Typ und Kosten pro Rechnung.
ROI der Rechnungsautomatisierung: Was Sie erwarten konnen
Der Return on Investment der Rechnungsverarbeitungsautomatisierung gehort zu den vorhersehbarsten in der gesamten Unternehmenstechnologie. Hier sind die typischen Zahlen.
Verarbeitungskosten sinken von 10 bis 25 Euro pro Rechnung (manuell) auf 3 bis 8 Euro pro Rechnung (automatisiert). Fur ein Unternehmen mit 1.000 Rechnungen pro Monat bedeutet das eine Einsparung von 7.000 bis 17.000 Euro monatlich an direkten Verarbeitungskosten.
Bearbeitungszeit sinkt von 12 bis 15 Minuten pro Rechnung auf 2 bis 3 Minuten. Fur dasselbe Unternehmen werden 150 bis 200 Stunden pro Monat frei - das entspricht einer Vollzeitstelle. Diese Person kann fur hoherwertige Finanzarbeit wie Analyse, Prognosen und Lieferantenverhandlungen eingesetzt werden.
Fehlerquoten sinken von 1-3% pro Bearbeitungspunkt auf unter 0,1% fur automatisierte Schritte. Doppelzahlungen verschwinden praktisch, weil das System sie vor der Genehmigung erkennt. Die Ausnutzung von Skonti steigt um 20-40%, weil Rechnungen schneller verarbeitet werden.
Lieferantenzufriedenheit verbessert sich messbar. Zahlungsanfragen sinken um 60-80%, weil Lieferanten den Zahlungsstatus uber ein Self-Service-Portal prufen konnen. Schnellere Verarbeitung bedeutet schnellere Zahlung, was Lieferantenbeziehungen starkt.
Audit-Bereitschaft wird muhelos. Jede Rechnung hat einen vollstandigen digitalen Audit-Trail. Der Monatsabschluss beschleunigt sich um 2 bis 5 Tage.
Die meisten Unternehmen sehen einen vollstandigen ROI innerhalb von 3 bis 6 Monaten. Danach sind die Einsparungen reine Margenverbesserung.
Rechnungsautomatisierung fur KMU vs. Grossunternehmen
Die Kerntechnologie ist dieselbe, aber der Implementierungsansatz unterscheidet sich erheblich zwischen kleinen Unternehmen und Grosskonzernen.
Kleine Unternehmen (unter 200 Rechnungen pro Monat) profitieren am meisten von einem Quick-Start-Ansatz. Wahlen Sie eine Cloud-basierte Rechnungsautomatisierungssoftware mit vorgefertigten Integrationen fur Ihre Buchhaltungsplattform. Die Implementierung dauert 1 bis 2 Wochen. Konzentrieren Sie sich auf die Automatisierung von Dateneingabe und grundlegendem Genehmigungs-Routing.
Fur Unternehmen im DACH-Raum ist die Integration mit DATEV oder Lexoffice nicht verhandelbar. Ihr Steuerberater erwartet Daten in einem bestimmten Format, und jede Automatisierungslosung, die manuelle Export-Import-Schritte erfordert, lost nur die Halfte des Problems.
Mittelstandische Unternehmen (200 bis 5.000 Rechnungen pro Monat) benotigen einen Phasenansatz. Phase eins deckt Datenextraktion und Basis-Workflow ab (4 bis 6 Wochen). Phase zwei fugt Drei-Wege-Abgleich und erweiterte Genehmigungslogik hinzu (4 bis 6 Wochen). Phase drei integriert Analytik und Reporting (2 bis 4 Wochen). Planen Sie 3 bis 4 Monate fur den vollstandigen Rollout.
Grossunternehmen (5.000+ Rechnungen pro Monat) integrieren die Buchhaltungsautomatisierung typischerweise in eine umfassendere Procure-to-Pay-Transformation. Diese Projekte laufen 6 bis 12 Monate.
Unabhangig von der Grosse: Starten Sie mit einem Piloten. Wahlen Sie eine Abteilung oder Lieferantenkategorie und automatisieren Sie diese zuerst. Beweisen Sie den Nutzen, verfeinern Sie den Prozess und expandieren Sie dann.
Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung: KI und daruber hinaus
Die Technologie der Rechnungsautomatisierung entwickelt sich rasant, und die heute verfugbaren Funktionen sind deutlich besser als noch vor zwei Jahren.
KI-gestutzte Extraktion ist uber einfaches OCR hinausgegangen. Moderne Rechnungsverarbeitungssoftware verwendet grosse Sprachmodelle, um den Rechnungskontext zu verstehen, nicht nur Zeichen zu lesen. Das System kann eine Position korrekt interpretieren, auch wenn das Layout ungewohnlich ist, die Schrift schlecht oder die Sprache mitten im Dokument wechselt.
Pradiktive Kontierung zeichnet sich als grosser Zeitsparer ab. Anstatt auf statische Regeln fur die Sachkontenzuordnung zu setzen, lernen KI-Modelle aus Ihren historischen Buchungsmustern und schlagen das korrekte Konto, die Kostenstelle und den Projektcode fur jede Position vor. Genauigkeitsraten uber 90% sind nach 60 Tagen Lernzeit ublich.
Anomalieerkennung wird intelligenter. Uber das Erkennen von Doppelrechnungen hinaus kann KI Preisanomalien identifizieren (dieser Lieferant hat 30% mehr berechnet als im Vorquartal), Mengenanomalien (diese Rechnung umfasst die doppelte ubliche Menge) und Zeitanomalien. Diese Warnungen helfen, Betrug zu verhindern und Fehler vor der Zahlung zu erkennen.
Die Richtung ist klar: Rechnungsverarbeitung bewegt sich von Automatisierung (dieselben Schritte schneller ausfuhren) zu Intelligenz (bessere Entscheidungen bei jeder Rechnung treffen). Unternehmen, die jetzt in diese Technologie investieren, werden einen erheblichen operativen Vorteil haben.
Erste Schritte: Ihr 30-Tage-Plan
Hier ist ein praktischer 30-Tage-Plan fur die Einfuhrung der Rechnungsautomatisierung in Ihrem Unternehmen.
Tage 1 bis 5: Analysieren Sie Ihren Ist-Zustand. Zahlen Sie Ihr monatliches Rechnungsvolumen, dokumentieren Sie Ihren aktuellen Workflow, messen Sie Ihre durchschnittliche Bearbeitungszeit und Fehlerquote und listen Sie Ihr Buchhaltungssystem und alle anderen an der Rechnungsverarbeitung beteiligten Tools auf.
Tage 6 bis 10: Losungen evaluieren. Basierend auf Ihrem Volumen und Ihren Anforderungen erstellen Sie eine Shortlist von 2 bis 3 Rechnungsautomatisierungssoftware-Optionen. Fordern Sie Demos an und fragen Sie gezielt nach Genauigkeitsraten, Integration mit Ihrem Buchhaltungssystem und Preisen bei Ihrem Volumen.
Tage 11 bis 15: Auswahlen und einrichten. Wahlen Sie Ihre Losung und beginnen Sie die Konfiguration. Richten Sie das dedizierte Rechnungs-E-Mail-Postfach ein, konfigurieren Sie die Datenextraktionsfelder und verbinden Sie die Integration mit Ihrem Buchhaltungssystem.
Tage 16 bis 20: Mit echten Rechnungen testen. Verarbeiten Sie 30 bis 50 aktuelle Rechnungen durch das System. Prufen Sie die Extraktionsgenauigkeit, verifizieren Sie die Abgleichslogik und bestatigen Sie, dass die Daten korrekt in Ihre Buchhaltungsplattform ubertragen werden.
Tage 21 bis 25: Parallelbetrieb. Verarbeiten Sie alle neuen Rechnungen sowohl uber den manuellen als auch den automatisierten Workflow. Vergleichen Sie die Ergebnisse taglich.
Tage 26 bis 30: Go-live. Stellen Sie vollstandig auf automatisierte Verarbeitung um. Uberwachen Sie die erste Woche genau und beheben Sie Ausnahmen schnell.
Wenn Sie fachkundige Begleitung durch diesen Prozess wunschen, bietet daud.digital ein kostenloses 30-minutiges KI-Audit, bei dem wir Ihren aktuellen Rechnungsworkflow analysieren und genau aufzeigen, wo die Automatisierung die meiste Zeit spart. Wir ubernehmen die komplette Implementierung, inklusive DATEV- und Lexoffice-Integration, damit sich Ihr Team auf das Geschaft konzentrieren kann.